Em março do ano passado a Netflix realizou uma edição do TUDUM, o seu festival, que reuniu fãs, celebridades, criadores de conteúdo e influencers no Parque do Ibirapuera. O evento oferece aos fãs a oportunidade de participar de painéis, sessões de perguntas e respostas, experiências interativas, além de ver no palco suas estrelas preferidas dando pequenos spoilers sobre os próximos lançamentos da maior plataforma de streaming.
O evento ocupou os espaços do Pavilhão da Bienal, Oca e uma grande área aberta do parque, voltada para o palco externo do auditório, cuja parede branca virou uma enorme tela de cinema durante a noite.
Muita gente circulando pelo evento, celebridades entrando e saindo do local, além do público normal do parque em um fim de semana, que como sabemos, é bem grande! Então, diante de tantos desafios, dá pra dizer que foi um evento perfeito?
As atrações e todos os destaques do show ficaram por conta da equipe da própria Netflix, e nisso eles arrasaram, como de costume. No backstage acontece um outro espetáculo, porém esse é invisível ao público. Aqui precisamos agradecer ao pessoal da 828, e em especial a Iza e Leandro Durand, que são mestres na produção de eventos e nos permitiram fazer esse projeto, apoiando nossas propostas e trazendo outras.
Podemos dizer que conseguimos criar para os fãs uma experiência muito boa. Para eventos como esse, especialmente em ambientes de grande aglomeração, é fundamental garantir a segurança e o conforto do público, mas para proporcionar um atendimento acima da média e tornar o evento inesquecível para quem esteve lá, é necessário fazer mais. É preciso cuidar de todos os detalhes e oferecer MAIS do que o esperado.
Quais são esses detalhes? Aqui vão os pontos mais importantes:
- Segurança: Mesmo sendo um evento gratuito, a área do evento era delimitada e protegida do restante do parque. Fizemos o fechamento de uma área externa de 10.000,00 m² e contamos com uma equipe de segurança com profissionais treinados para lidar com multidões. O controle de acesso, revistas e a organização das próprias filas precisa ser pensado junto com um plano de evacuação, rotas e saídas de emergência. O público deve saber como entrar e sair do evento com segurança.
- Saúde: Preventivamente, criamos dois postos médicos prontos a atender pequenos problemas de saúde e duas ambulâncias preparadas para, se necessário, levar ao hospital alguém que necessite de maiores cuidados. Os postos médicos e as ambulâncias em local visível e próximas às saídas.
- Conforto: Essa palavra pode dar a impressão de que se trata de algo supérfluo, mas conforto é justamente o “algo a mais” indispensável para o evento ser lembrado como um sucesso. Questões como posicionar as áreas de alimentação e bebidas nos lugares de sombra sob as árvores, onde é mais fresco, assim como criar espaços de descanso, onde o público pode sentar-se e relaxar. Oferecer banheiros em quantidade mais que suficiente e ter equipes para mantê-los sempre limpos. Para proporcionar mais conforto, criamos pontos de hidratação, onde o público tinha acesso a água potável fresca e gratuita.
- Acessibilidade: Aqui estamos falando em proporcionar meios para ajudar as pessoas com algum tipo de deficiência, seja ela qual for, ou mesmo pessoas com dificuldades de locomoção devido à idade ou condição de saúde momentânea. Nesse aspecto, para realmente acolher esse público com dignidade é preciso fazer muito mais do que as leis e normas exigem. No TUDUM, criamos duas plataformas elevados, com rampas, para que esse público pudesse assistir ao show com tranquilidade. Criamos também uma “pista” de circulação com um tipo de pavimento modular que circundava todo o evento, conectando os acessos, plataformas acessíveis, banheiros e áreas de alimentação. Ficamos felizes de ver, durante o evento, muita gente usando esses caminhos, e algumas pessoas com cadeiras de rodas ou muletas transitando em segurança, sem se preocupar com as irregularidades naturais que existem nos parques, com seus gramados e raízes de árvores.
O cuidado com todos esses detalhes, junto com uma comunicação eficiente e uma sinalização bem-feita dos espaços vai contribuir muito com o bom andamento de qualquer evento. Em resumo, um bom planejamento e um bom projeto. Some-se a isso, claro, uma boa equipe para produzir, montar e operar o evento e teremos sucesso. Assim se faz um evento fantástico.